En la industria de la hospitalidad, estar un paso adelante de la competencia y asegurarse de que tus huéspedes tengan una experiencia maravillosa es una prioridad fundamental. En Dharma, contamos con una herramienta que ha transformado la forma en que los alojamientos vacacionales y los hoteles independientes operan, llevando los servicios para sus huéspedes a otro nivel. Se trata de una base de datos interna (KDB, por sus siglas en inglés), en Dharma llamamos Base de Conocimiento de Datos Empresariales (BDKB, por sus siglas en inglés).

Tenemos más de 15 años de experiencia en la gestión de alojamientos vacacionales y hoteles independientes, y de manera constante hemos sido valorados con reseñas de 5 estrellas por parte de nuestros huéspedes. Entonces, seguramente te estarás preguntando, ¿cuál es nuestro secreto? Bueno, gran parte de ello se debe al uso de nuestra BDKB.

En pocas palabras, hemos creado nuestra propia base de datos y la hemos integrado a la perfección en las tareas diarias de operaciones, cambiando completamente la forma en que brindamos servicios a nuestros huéspedes. Y ahora, estamos súper emocionados de compartir nuestra experiencia contigo, para que puedas obtener resultados impresionantes de la misma manera.

¿Qué es una base de datos interna?

Para empezar, es importante familiarizarnos con el término: una base de conocimientos interna es el espacio donde se encuentra toda la información importante de tu empresa: políticas, guía de procesos internos, detalles de tus propiedades y unidades, y toda información adicional que el personal pueda necesitar para brindar la mejor experiencia posible a tus huéspedes.

Básicamente, es un punto de encuentro digital donde podemos almacenar toda la información interna, y está disponible tanto para tu staff presencial y remoto, de esta manera, todos tienen la misma información precisa y coherente y están en sintonía. ¡Es como tener una biblioteca virtual al alcance de los dedos!

¿Cómo se construye una base de datos interna?

¡Armar una base de conocimientos no es una tarea sencilla! Todo empieza cuando el equipo designado al proyecto se pone a enlistar los diferentes temas que deben incluirse y en cómo organizar toda esa información. ¡Ojo! Esta parte puede llevar un buen tiempo y esfuerzo.

En Dharma, hemos estado en la aventura de crear nuestra BDKB por casi dos años. Empezamos identificando la información clave que debía tener su lugar en las categorías que creamos, como Ventas y Reservas, Procesos Internos, Detalles de Unidades y Propiedades, etc. Todo este proceso ha sido un trabajo en equipo, con personas de diferentes departamentos que se sumaron para asegurarnos de cubrir todas nuestras bases. Queríamos asegurarnos de que nuestro equipo pudiera acceder fácilmente a la información que necesitaban, en el momento justo.

Una cosa importante que debes saber y tomar en cuenta es que, si bien una base de datos está técnicamente "terminada" en su construcción, se puede comparar con un sistema vivo y en constante evolución, ya que necesita actualizaciones y verificación de datos constantemente.

‍

‍

¿Cómo mejoras el servicio a tus huéspedes usando una base de datos interna?

Cuando los alojamientos vacacionales y hoteles independientes utilizan una base de datos interna, pueden experimentar grandes cambios. ¡Es como llevar los servicios para sus huéspedes a un nivel superior! El staff presencial y remoto puede buscar información precisa fácilmente, resolver consultas rápidamente y atender las solicitudes de los huéspedes como expertos. ¿El resultado? ¡Una experiencia para los huéspedes que no es solamente buena y satisfactoria, sino digna de 5 estrellas!

En Dharma, siempre tuvimos claro que nuestra Asistente de Inteligencia Artificial (IA) iba a necesitar una base sólida para funcionar de la mejor manera. Y ahí es donde entra en juego nuestra BDKB. Al aprovechar las capacidades de la IA y combinarlas con una base de datos constantemente actualizada, tenemos una combinación súper efectiva. Es la pareja perfecta para  que las operaciones en una compañía marchen sin problemas y puedas brindar servicios de alta calidad a tus huéspedes. Gracias a que brinda información rápidamente cuando se solicita, el staff presencial y remoto puede dar respuestas oportunas y precisas a los huéspedes.

¿Por qué es importante una base de datos para el uso de la IA en tu empresa?

En Dharma, nuestra BDKB es como ese ingrediente secreto que mantiene a nuestra asistente de IA funcionando sin problemas. Es el corazón y el alma de nuestro chatbot, ya que le da toda la información y funcionalidad específicas de nuestra empresa.

Nuestra BDKB es como un baúl lleno de conocimientos. Tiene de todo: preguntas frecuentes, detalles de propiedades, políticas internas, guías de solución de problemas y mucho más. Es como el lugar al que siempre acude cuando necesita ayudar y resolver cualquier situación: preguntas precisas de parte del staff, resolución de problemas relacionados con huéspedes o mantenimiento, e incluso ayuda a que el staff pueda dar un servicio más personalizado a nuestros huéspedes. 

Con la BDKB como base, nuestro chatbot de IA se convierte en un miembro más de nuestro quipo. Puede manejar tareas como enviar correos electrónicos y escalar reportes de mantenimiento cuando es necesario. Al aprovechar las ventajas de una base de datos bien surtida, las empresas de hospitalidad pueden mejorar la satisfacción de los huéspedes, agilizar las operaciones y sacarle todo el jugo a la tecnología de chatbots de IA. ¡Es como tener un asistente de confianza que siempre está listo para ayudar!

¿Cómo una base de datos te ayuda a obtener reseñas de 5 estrellas?

Al darle a tu equipo acceso a toda la información y recursos de tu empresa, les estás dando el poder de brindar un servicio de primer nivel a tus huéspedes. Pueden responder rápidamente a sus necesidades y solicitudes, también pueden responder a detalladas sobre cualquier unidad, sin importar en qué parte del mundo se encuentren. ¡Es como si tuvieran el superpoder de dar un servicio al cliente de 5 estrellas justo al alcance de sus manos!

Imagínate esta situación que demuestra lo increíble que es nuestra base de datos para mejorar la experiencia de nuestros huéspedes y recibir opiniones positivas que nos ayudan a construir una reputación sólida: Digamos que un huésped nos contacta con un problema durante su estadía, como que el código de acceso a su alojamiento de la nada deja de funcionar. Nuestro equipo está listo para actuar gracias a nuestra BDKB. En un abrir y cerrar de ojos, encuentran la solución perfecta y se encargan del inconveniente sin demora. Siguiendo los pasos almacenados en la BDKB, le proporcionan al huésped el código de acceso correcto, pueden arreglar el problema con el código que no funciona o incluso generamos uno nuevo si es necesario. El huésped queda impresionado con la velocidad de nuestra respuesta y nos deja una reseña espectacular, destacando nuestro servicio de primera y nuestra habilidad para resolver problemas. ¡Es genial ver cómo nuestro esfuerzo por brindar una experiencia increíble se traduce en huéspedes felices y en el fortalecimiento de nuestra reputación!

Entonces, ¿cuáles son los principales beneficios de incorporar una base de datos en las operaciones de hoteles independientes y alojamientos vacacionales?

Aparte de los que ya hemos mencionado en este blog, te presentamos más beneficios que en Dharma consideramos los más relevantes para la gestión de alojamientos vacacionales y hoteles independientes desde que incorporamos la base de conocimientos en nuestra empresa:

1. Solución de problemas: En algún momento, es inevitable que surjan problemas. Pero con una base de conocimientos, nuestro staff tienen toda la información y los recursos necesarios para lidiar con cualquier situación de forma efectiva y precisa.
2. Personal empoderado: Con la base de datos, nuestro staff tiene las herramientas necesarias para brindar un servicio excepcional. Esto se traduce en una mayor satisfacción laboral e independencia, ya que no tienen que preguntar a otros compañeros por información.
3. Entrenamiento y adaptación: Una base de datos es un recurso de gran valor al momento de incorporar a nuevos empleados, ya que facilita y garantiza que todos reciban una capacitación consistente en toda la empresa.
4. Mejora continua: Con una base de datos, podemos hacer un seguimiento de las preguntas frecuentes, identificar discrepancias de información y mejorar constantemente nuestros procesos para brindar un servicio aún mejor a nuestros huéspedes y tomar decisiones bien informadas y fundamentadas en toda la organización.‍
5. Núcleo de la IA: Y como uno de los propósitos principales, la base de datos se convierte en el centro principal de la IA. De esta forma, se beneficia de la información auténtica, previamente clasificada y seleccionada.

Descubrir el potencial de una base de datos no es solo una decisión inteligente, marca un antes y un después de cómo mejorar las experiencias de tus huéspedes a otro nivel y asegurar el éxito a largo plazo de tu empresa. Entendemos que dar el primer paso en este proceso puede parecer un poco abrumador, pero no te preocupes, ¡nosotros ya hemos recorrido ese camino y hemos creado una IA personalizada que lo convierte en un proceso más sencillo!

Para ayudarte a comenzar tu aventura, puedes programar una llamada de introducción totalmente gratis danto clic al botón de abajo y pongamos en marcha el camino hacia el éxito de tu empresa. ¡Estamos aquí para apoyarte en cada paso del camino y hacer que esta experiencia sea lo más amigable y fácil posible!